XRechnung: Welche Angaben brauche ich?

Eine PDF macht einen Beleg für Menschen lesbar. Bei einer XRechnung werden die Rechnungsangaben dagegen strukturiert in einer XML-Datei übertragen. Eine zusätzlich versendete PDF ersetzt diese XML nicht.

Fragen Sie Ihren Auftraggeber, welches Format und welchen Übermittlungsweg er benötigt. Eine technisch gültige Datei allein sagt noch nicht, ob sie an der richtigen Adresse oder im richtigen Portal eingereicht wurde. MeinHandwerk24 bietet XML-Download und E-Mail-Versand, aber keinen automatischen Upload in jedes Behördenportal.

Öffnen Sie die Betriebseinstellungen und prüfen Sie den rechtlichen Namen, die vollständige Anschrift und das Land. Beim Land zählt eine eindeutige Zuordnung; für Deutschland lautet der Ländercode DE. Die Angaben im aktuellen Rechnungsformular sind entscheidend – verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein früherer Beleg bereits richtig war.

Kontrollieren Sie außerdem die Verkäufer-Kontaktdaten mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail sowie die elektronische Verkäuferadresse. Die elektronische Adresse und die Kontakt-E-Mail sind unterschiedliche Rechnungsangaben, auch wenn dieselbe E-Mail-Adresse verwendet wird. Eine E-Mail-Adresse braucht den passenden Adresstyp; bei einer anderen Kennung müssen Kennung und Typ zusammenpassen.

In der App wird eine Steuerkennung benötigt: Steuernummer oder USt-IdNr. Zusätzlich prüft sie die Verkäuferidentifikation. Dafür kann eine USt-IdNr., Verkäuferkennung oder Registerkennung dienen. Die Steuernummer allein erfüllt diese zweite Prüfung nicht. Eine Verkäuferkennung ist keine automatisch vom Staat vergebene neue Steuernummer; verwenden Sie eine sachlich passende, abgestimmte Kennung und keinen erfundenen Platzhalter.

Wählen Sie den richtigen Kunden und überprüfen Sie dessen Rechnungsanschrift einschließlich Land. Ein gespeicherter Kundenname allein reicht nicht. Kontrollieren Sie auch die elektronische Käuferadresse und den dazugehörigen Adresstyp anhand der Angaben des Empfängers.

Die Käuferreferenz ist ein eigener Wert für die Zuordnung beim Empfänger. Bei öffentlichen Auftraggebern wird dafür häufig die Leitweg-ID verwendet. Sie kommt vom Auftraggeber und ist nicht Ihre Kundennummer, Ihre Rechnungsnummer oder irgendeine beliebige E-Mail-Adresse. Außerhalb dieses Falls ist eine Käuferreferenz nicht automatisch eine Leitweg-ID.

Zusätzliche Bestell- oder Vertragsreferenzen übernehmen Sie, wenn der Auftraggeber sie verlangt. Tragen Sie solche Referenzen in die passenden Belegfelder ein; eine Notiz im E-Mail-Text ist kein zuverlässiger Ersatz für die strukturierten Rechnungsdaten.

Beschreiben Sie die ausgeführte Leistung konkret und kontrollieren Sie Menge, Mengeneinheit, Einzelpreis und steuerliche Behandlung jeder Position. Die elektronische Rechnung benötigt auch einen gültigen Einheiten-Code. Eine Einheit darf daher nicht nur als freie Abkürzung in der Beschreibung stehen.

Erfundenes Beispiel: „Wartung der Außentüren“, Menge 3, Einheit Stunden, Einzelpreis 65 Euro netto. Daraus entstehen 195 Euro netto. Der passende Steuersatz und die zugehörige steuerliche Behandlung richten sich nach Ihrem tatsächlichen Fall, nicht nach diesem Rechenbeispiel.

Prüfen Sie Rechnungsdatum, gegebenenfalls Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und Fälligkeit. Belegnummer und Summen werden im App-Ablauf erzeugt beziehungsweise berechnet; auch automatisch entstandene Werte gehören zu Ihrer abschließenden Kontrolle.

Eine fehlende Steuerangabe ist nicht dasselbe wie eine steuerfreie Leistung. Prüfen Sie im Rechnungsformular die steuerliche Behandlung und die dafür erforderlichen Angaben. Bei einer Befreiung oder einem besonderen Fall kann zusätzlich eine Begründung nötig sein. Lassen Sie die zutreffende Behandlung bei Unsicherheit steuerlich klären; wählen Sie nicht einfach 0 Prozent, um eine Fehlermeldung zu umgehen.

Wählen Sie die Zahlungsart bewusst. Bei der in der App angebotenen Überweisung prüfen Sie die Bankdaten, insbesondere die IBAN, und das Zahlungsziel. Eine SEPA-Überweisung und eine Lastschrift sind nicht dasselbe: Bei der Lastschrift zieht der Gläubiger ein. Der aktuelle XRechnungs-Export der App unterstützt SEPA-Lastschrift noch nicht; verwenden Sie keinen Lastschrift-Code ohne den unterstützten Ablauf.

Starten Sie über „Neue Rechnung“ und wählen Sie „XRechnung“. Erfassen Sie Positionen sowie Kunden-, Zahlungs- und XRechnungs-Angaben. Lesen Sie die angezeigten Pflichtangaben und korrigieren Sie fehlende Werte im Formular. Die Vorprüfung gehört vor das Speichern; zusätzlich wird vor dem Ausstellen geprüft.

Ein Entwurf ist noch kein ausgestellter Beleg. Verwenden Sie dort die PDF-Vorschau zur Kontrolle, nicht den Rechnungsversand. Erst nach dem Ausstellen wird die XML aus dem festgeschriebenen Belegstand erzeugt und vor dem Download erneut geprüft. Fehler im festgeschriebenen Beleg behandeln Sie über den vorgesehenen Korrekturprozess, nicht durch unbemerkte Änderungen am Original.

Nach dem erfolgreichen Export können Sie PDF und XML als Anhänge senden oder die XML selbst im vorgeschriebenen Portal einreichen. Eine bestandene technische Prüfung bestätigt weder die tatsächlich erbrachte Leistung noch automatisch die Annahme durch jeden Empfänger.

Beginnen Sie bei dem benannten Feld, nicht bei einer technischen Prüfnummer. Ändern Sie möglichst gezielt und führen Sie danach die Vorprüfung erneut aus.