1. Angebot und Arbeitsauftrag erfüllen unterschiedliche Zwecke
Ihr Kunde möchte wissen, welche Leistung zu welchem Preis angeboten wird. Der ausführende Mitarbeiter braucht dagegen eine klare Beschreibung der Arbeit, Mengen und die Informationen für die Ausführung. Beide Dokumente können von denselben Positionen ausgehen, sollten aber nicht verwechselt werden.
In MeinHandwerk24 enthält das Angebot Preise und Summen. Der Arbeitsauftrag wird für die Ausführung ohne Preise dargestellt und gedruckt. Das ist keine Zusage einer besonderen Zugriffssperre: Welche weiteren Bereiche jemand im Betrieb öffnen kann, hängt von seinen Berechtigungen ab.
Die Umwandlung in der App ersetzt nicht die Abstimmung mit dem Kunden. Klären Sie die Beauftragung und dokumentieren Sie Änderungen am vereinbarten Leistungsumfang. Eine rechtliche Bewertung des Vertrags entsteht nicht allein durch den App-Status.
2. Erst das Angebot vollständig vorbereiten
Wählen Sie den Kunden und erfassen Sie jede Leistung als eigene, verständliche Position. Eine Bezeichnung wie „Arbeiten“ ist für die spätere Ausführung wenig hilfreich. Beschreiben Sie beispielsweise „Fliesenarbeiten im Badezimmer“, ergänzen Sie Menge und Einheit und kontrollieren Sie den Preis.
Erfundenes Beispiel: 20 Quadratmeter Fliesenarbeiten zu 50 Euro netto pro Quadratmeter ergeben 1.000 Euro netto. Im Angebot sind Preis und Summen sichtbar. Der daraus erzeugte Arbeitsauftrag zeigt die Beschreibung und 20 Quadratmeter, aber keine Verkaufspreise.
Prüfen Sie den PDF-Ausdruck und senden Sie das Angebot bei Bedarf als Dateianhang. Stimmen Sie Änderungen mit dem Kunden ab, bevor Sie die Ausführung organisieren. Die Unterschriftsmöglichkeit im Angebotsdruck kann dafür genutzt werden; sie ist keine automatisch durch die App eingeholte digitale Signatur.
Kurzcheck
- Richtiger Kunde ausgewählt.
- Leistungen, Mengen und Einheiten verständlich erfasst.
- Konditionen kontrolliert und Beauftragung geklärt.
3. Aus dem Angebot einen Auftrag anlegen
Öffnen Sie das betreffende Angebot. Im Bereich „Weiter bearbeiten“ wählen Sie „Auftrag anlegen“. Die App erstellt einen eigenen Auftrag und übernimmt den Kunden sowie die Angebotspositionen. Intern werden auch die zugehörigen Positionswerte kopiert; im Arbeitsdokument werden die Preise nicht angezeigt.
Nach dem Anlegen gelangen Sie zur Auftragsübersicht. Öffnen Sie dort den neuen Auftrag, um die Details zu kontrollieren. Die ursprüngliche Angebotsansicht wird durch diesen Schritt nicht zur Auftragsdetailseite, und die Übernahme ist keine automatische laufende Synchronisierung späterer Angebotsänderungen.
Praxis-Hinweis: Prüfen Sie zuerst die Auftragsübersicht, wenn Sie unsicher sind, ob die Anlage bereits erfolgreich war. Wiederholtes Anlegen kann einen weiteren Auftrag erzeugen.
4. Die übernommenen Positionen für die Ausführung prüfen
Kontrollieren Sie in der Auftragsdetailansicht die Beschreibung, Menge und Einheit jeder Position. Im Beispiel müssen dort weiterhin die Fliesenarbeiten und 20 Quadratmeter stehen. Eine Kopie aus dem Angebot erspart Neueingaben, aber nicht diese Kontrolle.
Klären Sie für die Arbeitsübergabe außerdem Einsatzort, Termin, Ansprechpartner und besondere Hinweise. Nicht jede dieser organisatorischen Informationen ist ein automatisch übernommenes Auftragsfeld. Stellen Sie sicher, dass die benötigten Angaben im verfügbaren Dokument beziehungsweise in Ihrer ergänzenden Abstimmung tatsächlich enthalten sind.
Zusätzliche Arbeiten nicht stillschweigend ausführen lassen, nur weil der ursprüngliche Auftrag vorhanden ist. Stimmen Sie Umfang und Konditionen ab und dokumentieren Sie die Änderung im passenden Ablauf.
Kurzcheck
- Alle vereinbarten Positionen vorhanden.
- Mengen und Einheiten stimmen.
- Ausführungsort, Termin und Ansprechpartner geklärt.
- Zusatzarbeiten und besondere Hinweise abgestimmt.
5. PDF und E-Mail aus der Detailansicht nutzen
Öffnen Sie den Auftrag durch Anklicken in der Übersicht. Dort finden Sie die Positionen sowie „PDF herunterladen“ und „Per E-Mail senden“. Kontrollieren Sie den PDF-Inhalt, bevor Sie ihn ausdrucken oder weitergeben. Der Arbeitsauftrag enthält keine Preise; das Kundenangebot bleibt das Dokument mit den angebotenen Konditionen.
Prüfen Sie die Empfängeradresse vor dem Versand. Der Auftrag wird als PDF-Anhang bereitgestellt. Rückmeldungen zum Versand finden Sie am Auftrag. „Zugestellt“ bedeutet eine Bestätigung durch den empfangenden Mailserver, nicht, dass ein Mitarbeiter das Dokument gelesen oder die Arbeit erledigt hat.
6. Den Auftragsstatus bewusst nachführen
Nutzen Sie den Auftragsstatus, um den tatsächlichen Stand der Ausführung abzubilden. Ein versendetes Dokument ist noch kein erledigter Auftrag. Prüfen Sie mit dem ausführenden Mitarbeiter, ob die Arbeit begonnen oder abgeschlossen wurde, und aktualisieren Sie den Status entsprechend.
Die Rechnungsfunktion ist ein eigener Ablauf. Im Angebot gibt es „Rechnung daraus erstellen“. Kontrollieren Sie dabei die tatsächlich abzurechnenden Leistungen und wählen beziehungsweise prüfen Sie den passenden Rechnungsablauf. Eine Angebotsannahme, ein Arbeitsauftrag und eine ausgestellte Rechnung sind nicht derselbe Vorgang.
7. Drei häufige Missverständnisse vermeiden
Ein sauberer Arbeitsauftrag ist vor allem eine gute Übergabe – nicht einfach ein Angebot mit einem anderen Titel.
Kurzcheck
- Angebot mit Preisen nicht versehentlich als Arbeitsdokument für die Ausführung verwenden.
- Änderungen am Angebot nicht für automatisch in den Auftrag übernommen halten.
- E-Mail-Zustellung nicht mit gelesener Nachricht oder erledigter Arbeit gleichsetzen.
Den passenden App-Ablauf ansehen
Mit erfundenen Beispielansichten und konkreten Funktionen – ohne Garantie einer rechtlichen oder steuerlichen Einzelfallprüfung.